AML- und KYC-Richtlinie

Die HEINZMANN CAPITAL REAL ESTATE L.L.C.(nachfolgend „Heinzmann Partners“, „wir“) wirkt aktiv daran mit, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und den Missbrauch des Immobiliensektors für inkriminierte Vermögenswerte zu verhindern. Diese Richtlinie fasst die Verfahren zusammen, mit denen wir unsere Pflichten nach dem UAE Federal Decree-Law Nr. 20 von 2018 zur Bekämpfung von Geldwäsche und der Finanzierung des Terrorismus und illegaler Organisationen, der Durchführungs-Verordnung Cabinet Decision Nr. 10 von 2019 sowie den aufsichtsrechtlichen Vorgaben der Real Estate Regulatory Authority (RERA) des Dubai Land Department und der Zentralbank der Vereinigten Arabischen Emirate erfüllen.

Regulierte Einheit:

Diese Richtlinie gilt für jede Mandatsbeziehung, die Heinzmann Partners eingeht — unabhängig davon, ob das Mandat den Erwerb, den Verkauf, die Vermittlung, die Vermietung oder die Verwaltung von Immobilien im Emirat Dubai betrifft. Sie gilt gleichermaßen für natürliche Personen, juristische Personen, Trusts und vergleichbare Strukturen. Sie ist verbindlich für alle Partner, Mitarbeitenden und externen Berater, die im Auftrag der Kanzlei tätig werden.

Bevor wir ein Mandat annehmen, bevor wir eine Off-Plan-Reservierung vorlegen und bevor transaktionsbezogene Gelder unsere Systeme berühren, führen wir eine Kundenidentifizierung durch. Wir erheben und verifizieren:

• Identität (vollständiger Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz, gültiges amtliches Lichtbilddokument, z. B. Reisepass oder Emirates ID);
• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail);
• bei Firmenkunden: Trade-Licence, Gründungsurkunde, Registerauszug, Vorstand / Gesellschafterstruktur und Zeichnungsberechtigte;
• wirtschaftlich Berechtigte bis zu jeder natürlichen Person, die unmittelbar oder mittelbar 25 % oder mehr eines Firmenkunden hält oder kontrolliert, einschließlich aller kontrollierenden Personen von Trusts und ähnlichen Strukturen;
• Herkunft der Mittel und ggf. Herkunft des Vermögens — belegt durch Kontoauszüge, Kaufverträge, Gehaltsbescheinigungen, geprüfte Abschlüsse oder vergleichbare Dokumente;
• Zweck und beabsichtigte Art der Transaktion;
• Abgleich mit Listen politisch exponierter Personen (PEP) und Sanktionslisten (UAE Local Terrorist List, UN Consolidated List, OFAC- und EU-Sanktionslisten).

Bei Beziehungen mit erhöhtem Risiko — etwa PEPs, Mandanten aus Jurisdiktionen, die von der FATF oder der UAE National Anti-Money Laundering Committee als Hochrisikoländer eingestuft sind, komplexen Beteiligungsstrukturen oder Transaktionen, die im Verhältnis zum Profil des Mandanten ungewöhnlich groß sind — wenden wir verstärkte Sorgfaltspflichten an. Diese können zusätzliche Unterlagen, eine unabhängige Verifizierung der Mittelherkunft, die Genehmigung der Geschäftsleitung sowie eine engmaschigere laufende Überwachung umfassen.

Mandantenakten werden während der gesamten Geschäftsbeziehung aktuell gehalten. Sanktions- und PEP-Listen werden regelmäßig und anlassbezogen erneut abgeglichen. Transaktionen und Weisungen werden auf Plausibilität gegenüber dem bekannten Profil des Mandanten geprüft. Bei ungewöhnlichen, komplexen oder wirtschaftlich nicht erklärbaren Vorgängen eskalieren wir intern und melden — sofern der gesetzliche Schwellenwert erreicht ist — einen Verdachtsfall an die Financial Intelligence Unit der VAE.

Die in dieser Richtlinie beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der Heinzmann Partners unterliegt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für betroffene Personen in der EU; UAE Federal Decree-Law Nr. 45 von 2021 über den Schutz personenbezogener Daten für in den VAE ansässige Personen). Ohne diese Angaben dürfen wir eine Geschäftsbeziehung gesetzlich weder begründen noch fortführen.

Identifikationsdokumente, Aufzeichnungen zur wirtschaftlichen Berechtigung, Transaktionsakten und zugehörige Korrespondenz bewahren wir mindestens fünf (5) Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung beziehungsweise nach Abschluss der jeweiligen Transaktion auf — je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt. Diese Frist ergibt sich aus Artikel 24 der Cabinet Decision Nr. 10 von 2019. Eine längere Aufbewahrung ist möglich, wenn eine andere gesetzliche Pflicht es verlangt oder ein laufendes Ermittlungsverfahren dies erfordert.

KYC-Informationen geben wir nicht zu kommerziellen Zwecken an Dritte weiter. Eine Offenlegung erfolgt ausschließlich:

• an zuständige Behörden der VAE (Financial Intelligence Unit, RERA, Zentralbank, Wirtschaftsministerium, Staatsanwaltschaft, Gerichte), sofern eine gesetzliche Grundlage oder eine bindende Anordnung dies verlangt;
• an unsere regulierten Bankpartner, soweit dies zur Ausführung einer vom Mandanten beauftragten Transaktion erforderlich ist;
• an externe Wirtschaftsprüfer und Rechtsberater, die einer berufsständischen Verschwiegenheit unterliegen;
• an Aufsichtsbehörden anderer Jurisdiktionen, sofern ein Abkommen oder ein Memorandum of Understanding dies vorsieht.

Im Rahmen der durch unsere Geldwäschepflichten gezogenen Grenzen haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen, eine Berichtigung unrichtiger Daten zu fordern und über die Art Ihrer Datenverarbeitung allgemein informiert zu werden. Soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen greifen (siehe § 7), können wir Daten vor Ablauf dieser Fristen auch auf Antrag nicht löschen. Für die Ausübung Ihrer Rechte nutzen Sie bitte den in § 11 genannten Kontakt.

Das Recht der VAE untersagt es, einen Mandanten oder Dritte darüber zu informieren, dass eine Verdachtsmeldung abgegeben wurde oder abgegeben werden wird. Können wir aus Compliance-Gründen eine Transaktion nicht weiterführen, lehnen wir das Mandat daher ggf. ohne detaillierte Begründung ab. Wir bitten unsere Mandanten um Verständnis dafür, dass diese Zurückhaltung selbst eine gesetzliche Pflicht ist.

Für Fragen zu dieser Richtlinie, zu den über Sie erhobenen Daten oder für Hinweise in gutem Glauben wenden Sie sich bitte an:

Diese Richtlinie wird mindestens einmal jährlich sowie anlassbezogen überprüft, wenn sich der zugrunde liegende rechtliche oder aufsichtsrechtliche Rahmen wesentlich ändert. Verbindlich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung mit dem oben ausgewiesenen „Gültig ab“-Datum.